Gestion de flotte : 5 erreurs fatales que les gestionnaires de flotte mobile font tous les jours
Gérer un parc de téléphones professionnels peut être un vrai casse-tête pour les gestionnaires de flotte mobile et les DSI (direction de système d’information). Entre les factures élevées, la sécurité et la logistique des terminaux mobiles, il y a de quoi perdre la tête. Dans ces circonstances, il est facile de tomber dans certaines erreurs. Mais ces erreurs peuvent entraîner des coûts supplémentaires, des risques de cyberattaques, des perturbations et une perte de productivité pour votre entreprise. Pour empêcher cela, l’équipe Neoditel vous a énuméré 5 mauvaises pratiques à éviter et des solutions pour une gestion de flotte mobile 100 % efficace.
1 - Ne pas surveiller les coûts liés à l'utilisation de la flotte mobile
La maîtrise des coûts est un pilier central de la gestion de votre flotte mobile. Et ce n’est pas anodin. Quand vous gérez une flotte de + 1000 téléphones ou de lignes téléphoniques, vous savez que les factures peuvent facilement grimper. Les surcoûts, les erreurs de facturation, les dépassements de forfaits des utilisateurs sont fréquents. Ces différents facteurs peuvent faire exploser votre budget annuel de téléphonie. Sans contrôle régulier, rapport et suivi rigoureux de vos coûts, votre entreprise perdra de l’argent.
Pour cela, vous devez avoir des outils de monitoring (ou outil MDM “mobile device management”) pour suivre les dépenses de votre flotte mobile en temps réel.
Voici un exemple concret 👇
Imaginez que l'un de vos utilisateurs voyage et se rend en Thaïlande. Ayant oublié de désactiver ses données en itinérance, il dépasse le quota de données mobiles initialement prévu dans son forfait de base, entraînant un surcoût de plusieurs centaines d'euros. Si vous n'avez pas de système de suivi, vous ne pourrez pas détecter la surconsommation de cet utilisateur et y remédier rapidement.
2 - Ne pas veiller à la sécurité de vos smartphones
Les smartphones ne sont pas épargnés des cyberattaques. Selon Vaadata 98 % des organisations ont reporté des attaques ciblant leurs applications web et mobiles en 2021. Aussi, 94% des logiciels malveillants sont délivrés par e-mail en 2022.
On sait aussi que les collaborateurs ont accès aux données de votre entreprise sur mobile (email, fichier, application métier…). Ces diverses raisons invitent à mettre en place des mesures de sécurité adéquate. Les gestionnaires de flotte et DSI doivent protéger les mobiles au même titre que les autres terminaux. Le coût moyen d’une donnée volée s’élève à 144 €.
Afin d’éviter tout risque d’attaque cyber, vous pouvez :
✅ Utiliser des solutions MDM pour sécuriser les données de vos utilisateurs (chiffrement, contrôle à distance, etc.)
✅ Réaliser les mises à jour de sécurité régulières
✅ Sensibiliser vos collaborateurs sur la sécurité des données et réalisez des tests d’intrusion, etc.
3 - Ne pas communiquer sur les procédures liées à l’usage d’un mobile
Les pertes de smartphones, les demandes de renouvellement et les problèmes liés aux smartphones sont inévitables. La clé pour éviter le chaos et la non-satisfaction de vos utilisateurs est la communication.
Communiquez à chaque utilisateur les mesures à prendre lorsqu’il perd son téléphone, subit un vol, une casse, un besoin de SAV. Limitez la confusion, les retards, coûts supplémentaires et la perte de productivité en partageant des checklists clairs et pratiques à vos utilisateurs dès leur onboarding.
4 - Ne pas diversifier vos fournisseurs et faire des appels d’offres
Rester fidèle à un seul fournisseur d’équipements mobiles (smartphones, accessoires…) ou à un opérateur peut sembler pratique, mais cela peut vous coûter cher à long terme. En effet, en ne diversifiant pas vos fournisseurs, vous risquez de ne pas bénéficier des meilleurs tarifs et des services de qualité.
Notre conseil, c’est de lancer des appels d'offres réguliers (2 à 3 an selon vos contrats et besoins) pour trouver les meilleurs fournisseurs de flotte mobile et négocier les tarifs les plus avantageux.
Aussi, vos besoins peuvent évoluer dans le temps, diversifier vos fournisseurs vous permettra de trouver chaussure à vos pieds au lieu d’accepter les conditions et offres de votre fournisseur actuel.
5 - Ne pas disposer d’un support utilisateur disponible pour vos collaborateurs
Une gestion de flotte mobile efficace est celle qui met l’utilisateur et ses besoins au centre. Vos utilisateurs de téléphones mobiles peuvent rencontrer des problèmes au quotidien : configuration de téléphone, dépannage en cas d’incident technique, SAV…ou tout simplement avoir des interrogations sur l'utilisation de leur appareil. Si vous ne disposez pas d'un support technique adéquat, vos collaborateurs peuvent se retrouver coincés et incapables de résoudre leurs problèmes. Cela peut entraîner une perte de temps et de productivité, ainsi qu'une frustration pour vos collaborateurs.
Pour aider vos collaborateurs, vous devez avoir une personne référente en interne ou externaliser votre support utilisateur avec Neoditel. Votre support doit répondre aux demandes de vos collaborateurs (souscriptions, résiliations, positionnement d’options, achats, SAV…)
Assurez-vous que l’assistance à vos utilisateurs est disponible à des horaires précises et accessible téléphone, email ou par chat en ligne.
En conclusion
La gestion de flotte mobile d’entreprise est une tâche complexe qui peut présenter de nombreux défis. Cependant, en évitant ces 5 erreurs courantes, vous pouvez maximiser l'efficacité de votre flotte mobile tout en minimisant les coûts et les risques pour votre entreprise.
N'oubliez pas, une bonne gestion de flotte mobile peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. Il s'agit notamment une productivité accrue, une réduction des coûts et une amélioration de la satisfaction des employés.
Alors, prenez le temps de bien gérer votre flotte mobile et vous récolterez les fruits de votre investissement.
N’hésitez à déléguer si vous avez de faibles ressources en interne pour prendre en charge tous les périmètres de votre téléphonie (mobile, fixe, data).