Gestion de flotte mobile

Quels sont les bénéfices?

 

 

La téléphonie mobile d’entreprise est aujourd’hui un “sujet” particulièrement difficile à maîtriser pour les Directions des Achats, DSI, et les équipes opérationnelles. Tant les besoins que les budgets ‘Mobilité’ ne cessent de croître, augmentant la complexité du travail de gestion des lignes, des smartphones, et des coûts reliés. Face à des centaines, voire des milliers de lignes mobiles et de terminaux à gérer, les grandes entreprises manquent de visibilité dans leurs dépenses, leurs investissements et la gestion quotidienne et opérationnelle des terminaux mobiles.

 

Des équipements mobiles plus nombreux et plus complexes

 

Le taux de croissance annuel des flottes mobiles continue d’être autour des 10%. Dans le secteur des services, environ 1 collaborateur du 2 est équipé d’un téléphone portable. Les terminaux eux-mêmes évoluent et le smartphone devient la norme. Les parcs d’iPhone ou de terminaux Android (Samsung en tête, suivis de Huawei) se sont étendues rapidement pour répondre aux nouveaux modes de travail itinérants et collaboratifs des collaborateurs. Conséquence directe : une hausse du nombre de lignes, une envolée des coûts, notamment ceux des terminaux. Des exigences en hausse, une diversité d’usages qui donne le tournis, et une complexité grandissante des factures des opérateurs.

La gestion des dépenses télécoms (TEM en anglais, pour Telecom Expense Management) est loin d’être inconnue des grandes entreprises, et pourtant la majorité d’entre elles n’ont pas mis en place de cellule TEM !

L’externalisation de la gestion de flotte mobile présente de nombreux avantages qui les font gagner en clarté, en temps, en coûts et en compétitivité.

 

Quels avantages l’externalisation de la gestion de flotte mobile apporte-t-elle aux entreprises?

 

Une gestion financière ‘au cordeau’

Selon le Gartner Group, environ 80% des factures de téléphonie mobile comportent des erreurs, d’ampleur très variable. Trop chronophage, trop complexe à suivre, le contrôle de la facturation (abonnements, options, services, consommations voix/data, etc.) de centaines – voire milliers – de lignes mobiles devient ingérable. Le manque de tableaux de bord clairs et succincts, ou parfois leur surabondance, empêche le pilotage financier de la flotte mobile.

La sous-traitance de la gestion des télécoms permet de systématiser ces contrôles, d’identifier les erreurs et de procéder aux recours adéquats (corrections et remboursements). C’est ainsi que chez Neoditel, il nous est arrivé d’identifier une série d’erreurs de facturation totalisant d’un montant de 187 000 € en défaveur de l’un de nos clients. Le caractère insidieux de ces erreurs avait rendu leur détection difficile par le client lui-même.

 

Des outils de pilotage clairs

Les reportings « classiques » fournis par les opérateurs de téléphonie mobile sont la plupart du temps inadaptés, soit trop synthétiques, soit trop « touffus »… donc rapidement délaissés par les clients. En outre, ils sont régulièrement parsemés de termes techniques, acronymes et noms d’options reflétant l’inventivité des services marketing des opérateurs mobiles. Déchiffrer ces tableaux de bord, pourtant censés être des outils d’aide à la décision, prend du temps, requiert de l’expertise, et souvent un retraitement des données fournies par les opérateurs mobiles. Dans de nombreux cas, ils restent donc inexploités.

L’externalisation de la gestion de la téléphonie mobile permet notamment de bénéficier de tableaux de bords clairs et concis. Contrairement aux reportings transmis par les opérateurs, les synthèses de Neoditel sont créées sur-mesure et présentent les informations-clé (KPI) de la flotte de mobile de façon claire et synthétique. Ainsi, ils deviennent de véritables référentiels pour les décideurs, base de leurs décisions.

 

L’éducation et la sensibilisation des équipes à la gestion des télécoms

Le ‘poids’ de la téléphonie mobile dans le budget Télécoms global de l’entreprise va grandissant. Les collaborateurs multiplient les usages et l’intensité de la consommation ‘mobile’. Ils ont souvent peu conscience de l’impact de leurs comportements de consommation en termes financiers. En réponse à cela, Neoditel propose à ses clients de transmettre chaque mois une synthèse individuelle des consommations et dépenses en téléphonie mobile à chacun des utilisateurs au sein de l’entreprise. Ils prennent alors conscience de leur consommation (voix, data, SMS/MMS…) et de l’impact financier pour l’entreprise. Un rappel régulier des ‘bonnes pratiques’ leur permet de « mieux consommer ».

 

Les conseils stratégiques et opérations d’experts en télécom

Externaliser la gestion des télécoms, c’est bénéficier de l’accompagnement de professionnels experts pour passer d’un mode de gestion réactif et opportuniste à un mode « stratégique », avec des actions préventives, du pilotage ‘en continu’. Chaque trimestre, votre Neo-expert dédié, spécialiste en Telecom Expense Management (TEM), émet des recommandations d’optimisation :

  • Au niveau opérationnel : comment générer des économies ‘en continu’, comment adapter ‘en temps’ réel les services-opérateurs souscrits par rapport au profil d’utilisation des salariés. Ce sont chaque trimestre plusieurs préconisations qui sont faites, représentant des milliers d’euros d’économies récurrentes.
  • Au niveau stratégique : à chaque comité de pilotage, des conseils sont prodigués notamment pour optimiser les choix technologiques, la sécurité, les choix de terminaux mobiles, etc.

 

Simplicité, agilité et efficacité

La gestion de la vie des flottes de mobiles (activation de nouvelles lignes, positionnement d’options & services, gestion des terminaux…) requiert des compétences techniques et « métier » que seule une personne 100% dédiée à cette mission peut apporter de manière pertinente. Faire appel à un partenaire externe spécialisé, c’est disposer à la fois de la connaissance, de l’expérience, de méthodologies éprouvées et de logiciels-métier, le tout étant gage de visibilité sur les coûts et d’économies sur la dépense ‘mobilité’. Quant au Service desk télécoms externalisé, il offre une gestion rapide et efficace des demandes, avec une traçabilité totale de leur historique, et des statistiques d’activité (nombre de demandes par type, fréquence, origine…). En outre une hot line externe offre une disponibilité constante : plus besoin d’attendre son tour pour bénéficier d’un service.

 

Une veille active, avantage concurrentiel à long terme

Le monde des télécoms évolue vite et il est quasiment impossible de rester à jour des innovations techniques et d’usage sans y consacrer un temps significatif et continu, ressource rare par définition en entreprise.

En choisissant l’externalisation de la gestion de flotte mobile avec Neoditel, nos clients bénéficient de notre veille permanente sur l’évolution des offres des opérateurs, des tarifs, des pratiques, des réseaux, des smartphones, etc. Nous prenons en continu le pouls du marché actuel et futur pour apporter les conseils et solutions à long terme, en phase avec les besoins et usages en entreprise.

C’est ainsi que suite à notre participation au Mobile World Congress à Barcelone, le hotspot WiFi/4G+ « Webbing”, capable de diviser par 10 les dépenses de roaming data, a été proposé à nos clients ayant une population de salariés itinérants.

 

La sous-traitance de la gestion des flottes de mobiles est aujourd’hui un fort levier de valeur ajoutée pour les grandes entreprises, leur procurant un avantage concurrentiel. En plus d’engendrer des économies, elle apporte une vision claire et des conseils pratiques pour que les outils de téléphonie d’entreprise renforcent sa compétitivité et la performance de ses collaborateurs, ce qui contribue directement à la performance de l’entreprise.